Algemene Voorwaarden & Huisregels – Vilotona

Welkom bij Vilotona. Wij geloven in eerlijke communicatie, kwaliteit in de werkplaats en duidelijke, transparante afspraken. Hieronder vind je onze algemene voorwaarden en werkplaatsafspraken.

1. Toepasselijkheid & Afspraken

  • Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, herstellingen, onderhoudsbeurten en leveringen van onderdelen & fietsen door Werkplaats Vilotona.

  • Vilotona werkt uitsluitend op afspraak. Zo kunnen we elke fiets de nodige tijd en aandacht geven.

  • Door een afspraak te maken, je fiets bij ons af te geven of een prijsopgave of bestelbon goed te keuren, ga je akkoord met deze voorwaarden.

2. Transparantie in de werkplaats

  • Prijsindicatie vooraf: Bij het binnenbrengen van je fiets maken we een eerste inschatting van de kosten.

  • Geen onverwachte kosten: Blijkt tijdens de herstelling dat extra onderdelen of werkzaamheden nodig zijn die de oorspronkelijke inschatting overschrijden? Dan nemen we altijd eerst contact met je op via WhatsApp of sms.

  • Werkzaamheden buiten de initiële afspraak voeren we alleen uit na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.

3. Tarieven & Kostenopbouw (alle prijzen incl. btw)

  • Vilotona Snel (start- & minimumtarief)  € 30

    • Onze minimumprijs per herstelbeurt bedraagt € 30. Dit vaste instaptarief geldt voor herstellingen die tot 20 minuten duren (zoals het vervangen van een binnen- en/of buitenband).

    • All-in start: Inbegrepen zijn diagnose, administratie, het op de werkstand plaatsen, de milieubijdrage en kleine verbruiksmaterialen. exclusief onderdelen

    • Langer dan 20 minuten? Dan rekenen we ons reguliere uurtarief aan.

  • Onderhoudsbeurten & Pakketten

    • All-in servicekosten: Bij al onze onderhoudspakketten zijn kleinmateriaal, professionele smeermiddelen en de milieubijdrage volledig inbegrepen.

    • Exclusief onderdelen: De pakketprijzen zijn exclusief vervangende slijtageonderdelen (zoals een ketting, cassette of remblokken).

    • Toeslagen specifieke fietstypes:

      • Racefiets & Mountainbike (MTB): + € 15,00

      • Bakfiets: + € 20,00

        (Deze fietstypes vereisen meer tijd, specialistische expertise en aangepast werkplaatsmateriaal).

  • Uurtarief  € 65 / uur

    • Geldt voor uitgebreidere herstellingen, onderhoud buiten de standaardpakketten en werkzaamheden die niet binnen het starttarief vallen.

  • Afzonderlijke milieu- & materiaalbijdrage  € 3

    • Geldt uitsluitend bij losse ingrepen of onderdelenvervanging waarvoor geen starttarief of onderhoudspakket van toepassing is (voor de verwerking van afvalstoffen zoals oude banden, vloeistoffen, remblokken en verpakkingen).

  • Spoedservice +25% op arbeidsloon

    • Voor dringende herstellingen die buiten een reguliere afspraak om worden uitgevoerd.

  • Ernstige vervuiling  € 15

    • Geldt als een fiets bij binnenbrengen extreem vuil is (modder, zwaar vet) waardoor we niet veilig of nauwkeurig kunnen werken.

4. Aankoop & Bestelling van Nieuwe Fietsen (Particuliere verkoop)

  • Toepasselijkheid: Deze bepalingen gelden voor de rechtstreekse aankoop van nieuwe fietsen en e-bikes bij Vilotona (buiten leaseregelingen om).

  • Bestelling & Voorschot (30%): Een bestelling op maat of op aanvraag is definitief na jouw schriftelijke goedkeuring (via e-mail, WhatsApp of bestelbon) en de betaling van een voorschot van 30% op het totale aankoopbedrag.

  • Leveringstermijnen: De opgegeven leveringstermijnen zijn steeds indicatief en afhankelijk van de beschikbaarheid bij de fabrikant of leverancier. Mogelijke vertragingen bij de fabrikant geven geen recht op schadevergoeding of automatische ontbinding van de verkoop. Bij langdurige vertraging zoeken we uiteraard samen naar een passende oplossing.

  • Annulering / Contractbreuk:

    • Annuleer of verbreek je een definitieve bestelling nadat deze door ons is geplaatst bij de leverancier? Dan rekenen wij een forfaitaire schadevergoeding aan van 30% van het totale aankoopbedrag ter dekking van de gemaakte administratieve kosten, bestelkosten en het commerciële risico. Het reeds betaalde voorschot van 30% wordt hiervoor ingehouden.

    • In het onwaarschijnlijke geval dat Vilotona de bestelling buiten overmacht eenzijdig zou verbreken, heeft de klant recht op een identieke vergoeding (conform art. VI.83 WER).

  • Afhaling & Betaling: Zodra jouw nieuwe fiets rijklaar staat, brengen we je op de hoogte. Het resterende bedrag (70%) dient uiterlijk bij afhaling te worden voldaan via Payconiq, bank-app of voorafgaande bankoverschrijving. De fiets wordt pas meegegeven na volledige betaling (eigendomsvoorbehoud).

  • Wettelijke Garantie: Op alle nieuwe fietsen geldt de wettelijke consumentengarantie van 2 jaar conform de Belgische wetgeving.

5. Leasefietsen (o2o, Cyclis, Joule, Lease a Bike)

  • Vilotona is een officieel erkend herstelpunt voor o2o, Cyclis, Joule en Lease a Bike.

  • We verzorgen de volledige digitale claim en administratie rechtstreeks met jouw leasemaatschappij.

  • De kosten voor onderhoud en herstellingen worden verrekend via jouw persoonlijke onderhoudsbudget, volgens de voorwaarden van je leasecontract.

  • Valt een herstelling buiten de dekking of het budget van de leasemaatschappij? Dan vragen we vooraf jouw goedkeuring voor de eigen bijdrage.

6. Tweedehands Fietsen & Inruil

  • Verkoop tweedehands: Tweedehandsfietsen worden verkocht in de staat waarin zij zich bevinden, na een grondige veiligheids- en onderhoud controle door Vilotona. De wettelijke garantieperiode bedraagt 1 jaar, tenzij op de factuur uitdrukkelijk anders vermeld. Normale slijtage valt buiten de garantie, evenals de batterij en motor van e-bikes. 
  • Inruil: Een overnamebod op een oude fiets is pas definitief na fysieke inspectie in onze werkplaats.

 

7. Zelf Meegebrachte Onderdelen

  • Bescherming kwaliteit & veiligheid: Om de kwaliteit van onze herstellingen en jouw veiligheid op de weg te garanderen, monteren we in principe uitsluitend onderdelen die via Werkplaats Vilotona zijn aangekocht. Zo zijn we zeker van de herkomst, pasvorm en garantie van de wisselstukken.
  • Uitzonderingen in overleg: Breng je in overleg toch een specifiek eigen onderdeel mee (bv. zeldzaam of specifiek onderdeel)? Dan geldt het volgende:
    • Wij bieden geen garantie op de werking, pasvorm, levensduur of eventuele gebreken van door jou meegebrachte onderdelen.
    • Blijkt het onderdeel niet te passen of defect te zijn tijdens montage, dan blijft het reeds uitgevoerde werk/arbeidsloon wel verschuldigd.
    • Eventuele extra tijd die nodig is om een meegebracht onderdeel passend te maken, wordt aangerekend tegen ons uurtarief.
  • Accessoires: Losse accessoires, zoals fietstassen, een fietsmand, fietscomputer of een specifiek kinderzitje, monteren we graag voor je. Dat doen we ook wanneer je deze elders hebt aangeschaft. Houd er wel rekening mee dat de garantie en aansprakelijkheid voor accessoires die niet bij Vilotona zijn aangekocht, niet door Vilotona worden gedragen.

8. Garantie & Aansprakelijkheid

  • Garantie op bij Vilotona aangekochte fietsen en e-bikes

    • Bij Vilotona aangekochte fietsen en e-bikes geldt de wettelijke garantie van 2 jaar voor consumenten. Valt een onderdeel (zoals motor, accu, display of frame) binnen deze periode defect als gevolg van een fabricage- of materiaalfout? Dan regelen wij de garantieclaim en herstelling rechtstreeks met de fabrikant of leasemaatschappij.

  • Garantie op herstellingen:
    • Op alle door ons uitgevoerde herstellingen en vervangen originele onderdelen bieden wij 3 maanden garantie. 
    • Garantievoorwaarden: Deze garantie geldt uitsluitend voor defecten die rechtstreeks het gevolg zijn van de uitgevoerde herstelling of het vervangen onderdeel.
    • Uitzonderingen en slijtage:
    • Schade door verkeerd gebruik, onvoldoende onderhoud, een ongeval, normale slijtage of ingrepen door derden valt buiten de garantie.

    • Slijtageonderdelen: Onderdelen die door dagelijks gebruik slijten, zoals remblokken, banden, kettingen, tandwielen en kabels, vallen niet onder de garantie. Bij twijfel beoordelen we dit eerlijk en transparant in onze werkplaats. Ook lekke banden zijn niet gedekt.

  • Aansprakelijkheid: Vilotona is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade die voortvloeit uit een herstelling. Bewaar uw factuur of ontvangstbewijs zorgvuldig voor eventuele garantieclaims.
  • Vilotona is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade aan de fiets veroorzaakt door overmacht of situaties buiten onze wil en schuld, mits wij de normale zorg- en beveiligingsplichten in acht hebben genomen.

9. Ophaal- & Brengservice

  • Onze ophaal- en brengservice is beschikbaar binnen een straal van 5 km rond Stekene/Kemzeke en wordt uitgevoerd op zaterdagochtend (tussen 08:30 en 12:00).

  • Het tarief bedraagt € 20 per rit (enkel ophalen of enkel terugbrengen) of € 35 voor een gecombineerde rit (ophalen én terugbrengen).

10. Betaling, Afhalen, Bewaarkosten & Wanbetaling

  • Betaalwijze: Betaling dient te gebeuren bij het afhalen of opleveren van de fiets via QR-code (Payconiq / KBC / bank-app) of gepaste bankoverschrijving vooraf. Voor goedgekeurde leaseherstellingen verloopt de betaling rechtstreeks via de leasemaatschappij.

  • Retentierecht (Inhoudingsrecht): Vilotona behoudt zich het recht voor om de fiets of geleverde goederen in de werkplaats in tehouden (retentierecht) totdat het volledige verschuldigde factuurbedrag, inclusief eventuele bewaarkosten, is voldaan.

  • Bericht bij voltooiing & Afhaaltermijn: Zodra je fiets hersteld is, ontvang je van ons een bericht. Gelieve je fiets binnen 7 kalenderdagen na dit bericht op te halen op het afgesproken tijdstip.

  • Bewaarkosten / Staangeld (€ 5/dag): Wordt de fiets niet binnen 14 kalenderdagen na ons bericht opgehaald zonder voorafgaande melding? Dan rekenen wij vanaf de 15e kalenderdag een bewaarkost aan van € 5,- per dag voor de opslagruimte.

  • Niet-betaalde of niet-opgehaalde fietsen: Indien een fiets na herhaalde herinneringen en ingebrekestellingen langer dan 3 maanden niet wordt betaald of opgehaald, behoudt Vilotona zich het recht voor om de wettelijke procedure op te starten om de fiets te verkopen/vervreemden ter dekking van de gemaakte herstel- en bewaarkosten.

  • Wanbetaling & Invorderingskosten (Conform Boek XIX WER):

    • Bij niet-betaling op de vervaldag sturen wij een eerste kosteloze herinnering met een betalingstermijn van 14 kalenderdagen.

    • Blijft betaling na het verstrijken van deze termijn uit? Dan worden van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling verwijlintresten aangerekend aan de wettelijke intrestvoet, evenals een forfaitaire schadevergoeding voor administratie- en invorderingskosten conform de wettelijke maxima:

      • € 20,00 voor schulden tot € 150,00

      • € 30,00 vermeerderd met 10% op het schijfbedrag boven € 150,00 (voor schulden tussen € 150,01 en € 500,00).

      • € 65,00 vermeerderd met 5% op het schijfbedrag boven € 500,00 (met een maximum van € 2.000,00).
      • In het geval Vilotona een verschuldigde som niet tijdig terugbetaalt aan de consument, is een identieke vergoeding verschuldigd.
  • Gerechtskosten: Indien een gerechtelijke invordering noodzakelijk blijkt, komen alle hieraan verbonden gerechts- en invorderingskosten (inclusief de wettelijke rechtsplegingsvergoeding) eveneens ten laste van de klant.

  • Eigendomsvoorbehoud: Alle geleverde onderdelen en fietsen blijven eigendom van Vilotona tot de factuur of het aankoopbedrag volledig is voldaan.

11. Vragen, Klachten & Toepasselijk Recht

  • Ben je niet helemaal tevreden over een herstelling of een factuur? Laat het ons bij zichtbare gebreken of factuurvragen binnen 8 dagen na factuurdatum weten via WhatsApp of e-mail.
  • Voor eventuele verborgen gebreken geldt de wettelijke meldingstermijn. We zoeken altijd samen naar een snelle, eerlijke en correcte oplossing!
  • Toepasselijk recht & Bevoegde rechtbank: Op alle overeenkomsten en rechtsbetrekkingen met Vilotona is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Bij eventuele geschillen zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken van Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde (of het Vredegerecht van de bevoegde kanton) bevoegd.